1O engagements
Les exigences de la profession d’avocat appliquées à l’enquête interne
Une enquête interne peut avoir des conséquences importantes pour l’organisation comme pour les personnes concernées.
Elle peut conduire à établir ou écarter des faits de harcèlement, de discrimination ou de violence au travail. Elle peut également révéler des dysfonctionnements plus larges, conduire l’employeur à prendre des mesures de protection ou alimenter ultérieurement un contentieux.
Dans ces situations, la méthode compte autant que la conclusion.
Confier l’enquête à un avocat ne consiste donc pas seulement à rechercher une expertise juridique. L’avocat intervient dans un cadre professionnel exigeant, fondé notamment sur l’indépendance, la conscience, la loyauté, l’humanité, la compétence, la diligence et la prudence.
À ces exigences déontologiques, nous ajoutons une méthode conçue pour garantir une enquête rigoureuse, équilibrée et traçable.
Respecter les exigences déontologiques de la profession d’avocat
L’avocat ne devient pas un simple prestataire lorsqu’il conduit une enquête interne.
Les principes essentiels de sa profession continuent de guider son intervention.
Conscience, indépendance, humanité, loyauté, délicatesse, modération, compétence, diligence et prudence ne sont donc pas de simples valeurs affichées sur un site : elles déterminent la manière dont la mission est conduite.
Cela implique notamment de préserver notre liberté d’analyse, de ne pas céder aux pressions, de traiter les personnes avec respect et de conserver la prudence nécessaire lorsque les faits ne permettent pas de parvenir à une conclusion certaine.
Une situation sensible exige davantage qu’une méthode. Elle exige un cadre professionnel.
Définir précisément le mandat et le périmètre de l’enquête
Une enquête sérieuse ne commence pas par une audition.
Elle commence par une question : quels faits devons-nous établir ?
Avant le lancement de la mission, nous déterminons notamment :
– l’origine et la nature du signalement ;
– les faits et la période concernés ;
– le périmètre de l’enquête ;
– les personnes ou catégories de personnes susceptibles d’être entendues ;
– les documents et données susceptibles d’être utiles ;
– les éventuelles contraintes de calendrier ;
– les modalités de restitution.
Ce cadrage évite deux risques opposés : une enquête trop étroite, qui écarterait des éléments importants, et une enquête sans limite, qui deviendrait disproportionnée. Le périmètre peut néanmoins évoluer lorsqu’un élément nouveau directement lié à la situation examinée apparaît au cours des investigations.
Informer loyalement les personnes entendues
Une personne entendue doit comprendre dans quel cadre elle s’exprime.
Avant l’audition, nous expliquons notamment notre mission, l’identité du commanditaire, l’objet général de l’enquête et le caractère non coercitif de l’entretien.
Nous précisons également le cadre dans lequel les déclarations recueillies pourront être utilisées.
Nous ne promettons jamais une confidentialité ou un secret qui ne pourrait pas être effectivement garanti.
Cette transparence est particulièrement importante lorsqu’un avocat conduit l’enquête : les personnes entendues doivent comprendre qu’il intervient dans le cadre d’une mission déterminée et qu’il n’est pas leur avocat.
Protéger les informations et limiter la collecte au nécessaire
Une enquête interne peut conduire à traiter des informations particulièrement sensibles.
Signalements, témoignages, courriels, messages professionnels, données numériques ou informations relatives à la santé et à la vie personnelle ne doivent jamais être collectés par simple précaution.
Nous recherchons uniquement les éléments présentant une utilité pour les faits examinés.
Leur accès est limité aux personnes dont l’intervention est nécessaire à la mission.
Lorsque la préservation, l’extraction ou l’analyse de preuves numériques nécessite une compétence particulière, des spécialistes peuvent intervenir dans un périmètre précisément défini.
L’existence d’une enquête ne justifie pas une collecte indiscriminée d’informations.
Rendre des conclusions prudentes, motivées et traçables
Un rapport d’enquête ne doit pas seulement annoncer une conclusion.
Il doit permettre de comprendre comment cette conclusion a été obtenue.
Nous distinguons autant que possible :
– Les éléments recueillis
– Témoignages, documents, échanges, données et chronologie.
– Leur analyse
– Concordances, contradictions, éléments matériels, degré de fiabilité et limites rencontrées.
– Les conclusions
– Appréciation des faits au regard de la mission confiée et, lorsqu’elle entre dans notre mission, leur qualification juridique.
La prudence implique également d’accepter l’incertitude.
Tous les faits ne peuvent pas toujours être établis ou écartés avec certitude. Dans ce cas, nous le disons.
La crédibilité d’une enquête tient aussi à sa capacité à ne pas conclure au-delà de ce que les éléments permettent d’établir.
Préserver notre indépendance
Celui qui commande l’enquête définit la mission. Il ne définit jamais son résultat.
Nous devons pouvoir rechercher les faits, conduire les auditions et analyser les éléments recueillis sans recevoir d’instruction sur les conclusions auxquelles l’enquête devrait parvenir.
Avant le début de la mission, nous examinons également les éventuelles situations susceptibles de compromettre notre indépendance ou de créer un conflit d’intérêts.
L’indépendance n’implique pas de travailler sans échanger avec le commanditaire. Elle signifie que ces échanges ne peuvent jamais dicter l’analyse des faits.
Enquêter sans conclusion prédéterminée
Un signalement constitue le point de départ de l’enquête.
Il n’en constitue jamais la conclusion.
Notre mission n’est ni de démontrer que les faits dénoncés ont nécessairement eu lieu, ni de rechercher les moyens de les écarter.
Nous recherchons les éléments susceptibles de confirmer, de nuancer ou de contredire les faits examinés.
Les témoignages sont confrontés entre eux et, autant que possible, aux documents, messages, données numériques, chronologies et autres éléments objectifs disponibles.
Une accusation n’est pas une preuve.
Une dénégation ne l’est pas davantage.
L’enquête n’est conduite ni à charge ni à décharge. Elle est conduite pour établir les faits.
Conduire les auditions avec humanité et sans pression
Les personnes entendues peuvent être confrontées à une situation professionnelle et personnelle particulièrement difficile.
Une audition portant sur des accusations de harcèlement, de discrimination ou de violence au travail ne peut donc pas être menée comme un simple questionnaire.
Nous veillons à :
– expliquer le cadre de l’entretien ;
– laisser à chacun le temps nécessaire pour exposer sa version ;
– distinguer ce qui a été personnellement constaté de ce qui a été rapporté ;
– demander les précisions nécessaires sans orienter les réponses ;
– éviter toute pression destinée à obtenir une déclaration déterminée ;
– respecter la dignité de toutes les personnes, quelle que soit leur position dans l’enquête.
Lorsque la situation le justifie, la conduite des auditions peut également associer des compétences psychologiques afin d’adapter les entretiens à la vulnérabilité des personnes ou à la nature des faits examinés.
Permettre à la personne mise en cause de présenter réellement sa position
La crédibilité d’une enquête suppose que la personne susceptible de se voir reprocher des faits puisse apporter ses explications.
Elle doit pouvoir :
– répondre aux faits examinés ;
– exposer sa propre chronologie ;
– communiquer les documents qu’elle considère pertinents ;
– identifier des éléments ou des personnes susceptibles d’éclairer l’enquête ;
– faire connaître les circonstances qu’elle estime nécessaires à la compréhension de la situation.
Lorsque les circonstances l’exigent, elle est également informée des possibilités dont elle dispose pour être conseillée ou assistée.
Le respect des droits de la personne mise en cause n’affaiblit pas l’enquête.
Il en renforce la crédibilité.
Agir avec diligence et signaler les situations qui ne peuvent pas attendre
Une enquête interne crée nécessairement une période d’incertitude.
Pour l’auteur du signalement. Pour la personne mise en cause. Pour les témoins. Et souvent pour toute une équipe.
Nous nous engageons donc à conduire la mission avec diligence et selon un calendrier défini dès que le périmètre de l’enquête le permet.
Mais aller vite ne signifie pas enquêter superficiellement.
Une audition nécessaire ne doit pas être supprimée pour respecter artificiellement une échéance. Un document important doit être vérifié. Une contradiction significative doit être examinée.
Par ailleurs, lorsque l’enquête révèle une situation susceptible de nécessiter une mesure immédiate de protection, de santé ou de sécurité, nous n’attendons pas nécessairement la remise du rapport final pour attirer l’attention du commanditaire.
Notre méthode d’enquête interne
De la réception du signalement au suivi des mesures, notre méthode organise l’enquête autour d’un objectif : établir les faits par un processus impartial, documenté et traçable.
Selon le dossier, YML Avocat coordonne les compétences juridiques, psychologiques et numériques nécessaires aux investigations.
Une enquête se construit dès les premières heures
Un signalement vient de tomber. Que faites-vous maintenant ?
Les premières décisions sont souvent les plus difficiles à rattraper : réponse au signalant, protection des personnes, conservation des preuves, choix de l’enquêteur, mesures conservatoires. Exposez-nous confidentiellement la situation. Nous déterminerons avec vous si une enquête doit être ouverte, comment la cadrer et quelles compétences doivent être mobilisées.
Une urgence ? Indiquez simplement la date du signalement et les fonctions des personnes concernées